Gestion automatisée des rendez vous.

Serveur Web et vocal de gestion des rendez vous

Depuis de nombreuse années TLMCom est un acteur reconnu de la digitalisation de l’accueil avec des solutions pour fluidifier le parcours des appelants tout en conservant la meilleure qualité d’accueil. Les technologies employées : SVI, reconnaissance vocale et synthèse vocale associées à une bonne connaissance métier ont fait son succès dans de nombreuses collectivités, entreprises et établissements de santé.

Cette expérience s’est concrétisée dans un produit dédié aux prises de rendez vous et gestion de planning Wel’RDV qui se déploie sur un serveur dédié, virtualisé ou en mode SAAS exemple, pour les mairies : https://welrdv-mairies-cni.fr/.

Intérêts et valeurs ajoutées d’un serveur de prise de rendez vous

Rapidité

Le serveur peut gérer efficacement plusieurs rendez vous simultanément (voire plusieurs dizaines) sans problème de recouvrement de planning, la confirmation est immédiate et le planning disponible en temps réel pour les agents.


Disponibilité

Les agents sont déchargés des appels simples et récurrents et le système est disponible 24h/24h et 7j/7j 


Simplicité et efficacité

  • Diffusion d’information sur les pièces à fournir pour le rendez vous et sur les démarches à effectuer. (pré-demande)
  • Réduction des rendez-vous non honorés grâce aux rappels de rendez-vous 48h à l’avance (par SMS, mail ou rappel .
  • Possibilité d’annuler les rendez-vous par le demandeur sans intervention des agents.
  • Accès téléphonique avec prise de rendez vous ergonomique  pour les populations peu à l’aise avec internet.

Disponibilité temps réel et vision globale des agendas

L’ensemble des agendas des ressources sont mis à jour en temps réel au fur et à mesure de l’évolution des rendez vous, tout ou partie des agendas sont visibles par les agents qui peuvent ainsi avoir une vision globale des réservations et de l’activité.

Fonctionnalités

Back office de gestion des rendez vous

La gestion générale  : ajout, modification ou la suppression de rendez vous ou de ressources se fait via l’intranet (à l’aide d’une interface conviviale et ergonomique) avec mise à jour du changement en temps réel et information du demandeur en cas de suppression de son rendez vous pour raison de service.

Les différents rendez vous sont exportables à tout moment et sont interfaçables avec tout logiciel de planning (nous consulter).

Gestion des agendas 

Elle s’effectue par personne, service, division… avec programmation des semaines types et création et modification des disponibilités (congés et des horaires exceptionnels) .

Les agents, suivant leurs droits,  gèrent les ressources de rendez vous avec plusieurs niveaux :

  • Consultation & édition ex : édition des plannings d’une personne (ou d’une ressource : salle de réunion, appareil de radiologie…) ou service.

  • Gestion des rendez vous : Consultation création modification des rendez vous en cas de besoin de modification manuelle.

  • Gestion des ressources : Consultation et création modification des ressources de rendez vous (plages horaires, vacances…)

  • Supervision : gestion de l’ensemble des paramètres y compris l’historique des événements et les droits utilisateurs.

    Restriction du planning en fonction du type de demandeur

    Le gestionnaire du planning peut limiter l’accès à la totalité des disponibilités pour certains demandeurs, Exemples :

    • Prévoir une ‘réserve’ de rendez vous pour parer aux imprévus ou urgences. Cette réserve n’est pas proposée par défaut aux demandeurs. Exemple : une mairie peut réserver des plages horaires de rendez vous pour ses administrés.

    • Limiter les rendez vous pour certains type de motifs. Exemple : ne pas proposer de RDV pour les ‘nouveaux clients’.

    L’accès est paramétrable en fonction du type de demandeur on peut par exemple envisager qu’un demandeur ‘Personnel externe’ puisse prendre un rendez vous pour un nouveau clients.

Sur demande il y a possibilité de liaison avec les logiciels externes & Environnement informatique.

  • Import/export des plannings

  • Import & accès aux annuaires praticiens et patients

  • Synchronisation avec les plannings de l’établissement